§1. Kto jest administratorem danych
1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze stroną programu Szkoły Dialogu i Demokracji oraz z Platformą dla placówek („Strefą szkół”) jest organizacja prowadząca Program w Polsce. [Pełne oznaczenie administratora — nazwa, adres, KRS i NIP — zostanie uzupełnione przed uruchomieniem Platformy. Poprzednia strona programu wskazywała inny podmiot niż fundacja, która prowadzi Program dzisiaj, i ta rozbieżność musi zostać wyjaśniona, zanim Platforma zacznie obsługiwać placówki.]
2. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych — również przed uzupełnieniem powyższego — prosimy pisać na adres szkolydialogu@gmail.com. Każde żądanie kierujemy do właściwej osoby po naszej stronie.
3. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; nie mamy takiego obowiązku. Korespondencję zaadresowaną „do IOD” na powyższy adres rozpatrujemy tak samo.
§2. Czyje dane i w jakim zakresie przetwarzamy
Przetwarzamy dane trzech grup osób, a zakres jest dla każdej inny.
1. Użytkownicy Platformy — dyrektorzy i nauczyciele placówek uczestniczących w Programie: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, rola w placówce, placówka, przypisane grupy wiekowe, język korespondencji, informacja o zaakceptowanej wersji regulaminu wraz z datą, zapisy rejestru dostępu do materiałów (§5) oraz dane techniczne sesji: adres IP i informacja o przeglądarce.
2. Osoby korzystające z formularza kontaktowego na stronie programu: imię i nazwisko, adres e-mail oraz — o ile zostaną podane — nazwa placówki, pełniona funkcja i treść wiadomości.
3. Odwiedzający stronę programu: nie prowadzimy analityki, nie profilujemy i nie zbieramy danych o odwiedzinach ponad to, co jest technicznie niezbędne do wyświetlenia strony (§9).
Nie przetwarzamy danych uczniów. Uczniowie nie mają kont w Platformie, nie są w niej odnotowywani i nie są przedmiotem żadnego zapisu.
Nie prosimy o dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO — o zdrowiu, orzeczeniach czy sytuacji rodzinnej — i prosimy o niepodawanie ich w treści wiadomości.
§3. Cele i podstawy prawne
1. Prowadzenie konta Użytkownika i udostępnianie materiałów Programu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO: wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, którą Użytkownik zawiera, akceptując regulamin przy pierwszym logowaniu.
2. Rejestr dostępu do materiałów — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona materiałów, do których prawa przysługują licencjodawcy, oraz wykrywanie nadużyć. Szczegóły i zastosowane ograniczenia opisuje §5.
3. Zbiorcze zestawienia korzystania z materiałów przez placówkę — art. 6 ust. 1 lit. f RODO: wykazanie licencjodawcy sposobu korzystania z materiałów. Zestawienia nie zawierają danych identyfikujących osobę.
4. Odpowiedź na wiadomość z formularza i rozmowa o ewentualnym udziale placówki w Programie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f (prowadzenie korespondencji).
5. Wykazanie, że dopełniliśmy obowiązków — w szczególności przechowywanie informacji o tym, którą wersję regulaminu i kiedy Użytkownik zaakceptował — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 6 ust. 1 lit. f (ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń).
Nie podejmujemy wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie stosujemy profilowania.
§4. Skąd mamy dane
1. Danych kontaktowych nauczyciela nie otrzymujemy od niego samego — przekazuje je placówka. Konto nauczycielowi zakłada dyrektor, zapraszając go do Platformy; konto dyrektorowi zakłada zespół Programu. Dlatego informację wymaganą art. 14 RODO wysyłamy w wiadomości aktywującej konto, przy pierwszym kontakcie, zamiast zakładać, że placówka przekazała ją dalej.
2. Zakres danych otrzymywanych od placówki jest minimalny: imię i nazwisko oraz służbowy adres e-mail. Placówka nie przekazuje nam danych prywatnych ani informacji o zatrudnieniu.
3. Dane osób korzystających z formularza kontaktowego pochodzą bezpośrednio od tych osób; informację wymaganą art. 13 RODO podajemy przy formularzu.
4. Nie pozyskujemy danych ze źródeł publicznie dostępnych ani od podmiotów trzecich.
§5. Rejestr dostępu do materiałów
1. Każde otwarcie materiału jest odnotowywane. To zabezpieczenie, na którym opiera się ochrona materiałów objętych licencją: podgląd bez możliwości pobrania i znak wodny są zabezpieczeniami umownymi, natomiast rejestr jest tym, co pozwala ustalić, przez które konta dany dokument był otwierany.
2. Rejestr jest rozdzielony na dwie części, o różnym zakresie i różnym okresie przechowywania.
a) Część dotycząca bezpieczeństwa zawiera identyfikator Użytkownika, datę i godzinę, otwarty materiał, adres IP oraz informację o przeglądarce. Usuwamy ją po 90 dniach.
b) Część rozliczeniowa zawiera wyłącznie identyfikator placówki, identyfikator materiału, miesiąc i liczbę otwarć. Nie zawiera identyfikatora osoby, adresu IP ani informacji o przeglądarce.
3. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zważyliśmy go przeciwko prawom Użytkowników i ograniczyliśmy w trzech punktach: rejestr jest rozdzielony, tak aby dane identyfikujące żyły możliwie krótko; część identyfikująca przechowywana jest 90 dni, a nie bezterminowo; zapisy dotyczące pojedynczych osób nie trafiają do placówki. Ocena tego wyważenia jest u nas udokumentowana i przedstawiamy ją na żądanie.
4. Placówka nie widzi, który nauczyciel otworzył dany materiał. Nie jest to ograniczenie techniczne, tylko świadoma decyzja: gdyby placówka otrzymywała takie zestawienia, prowadziłaby wobec nauczycieli „inną formę monitoringu” w rozumieniu art. 22(3) § 4 Kodeksu pracy, z obowiązkami, które musiałaby wypełnić wobec całego grona, zanim Platforma zostałaby uruchomiona. Zapisy dotyczące pojedynczych osób pozostają u administratora i są dostępne wyłącznie kontom administracyjnym zespołu Programu.
5. Rejestr nie służy ocenie pracy nauczyciela, nie jest w tym celu wykorzystywany ani udostępniany, i nie jest przekazywany dyrekcji w żadnej formie pozwalającej wskazać osobę.
§6. Jak długo przechowujemy dane
1. Konto Użytkownika, przypisania do grup wiekowych i przynależność do placówki — przez czas uczestnictwa placówki w Programie. Dezaktywacja konta odbiera dostęp, ale nie usuwa danych; usuwamy je na żądanie Użytkownika albo po zakończeniu współpracy z placówką.
2. Zapisy rejestru dostępu zawierające identyfikator, adres IP i informację o przeglądarce — 90 dni. Usuwa je zadanie uruchamiane codziennie, a nie decyzja podejmowana każdorazowo.
3. Zbiorcze zestawienia korzystania z materiałów przez placówkę, nieobejmujące danych identyfikujących osobę — przez okres licencji na materiały i rok po jego zakończeniu [okres licencji do potwierdzenia].
4. Informacja o zaakceptowanej wersji regulaminu wraz z datą — przez czas trwania konta oraz okres przedawnienia roszczeń z umowy. Jest to dowód wymagany art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i nie usuwamy go razem z rejestrem dostępu.
5. Sesje logowania oraz jednorazowe linki do logowania — do wygaśnięcia; wygasłe usuwa to samo codzienne zadanie.
6. Wiadomości z formularza kontaktowego — 24 miesiące od zgłoszenia, jeżeli rozmowa nie kończy się przystąpieniem placówki do Programu; 90 dni, jeżeli wcześniej odnotujemy, że kontakt nie będzie kontynuowany. Jeżeli placówka przystępuje do Programu, dane przechodzą do dokumentacji współpracy i podlegają terminom z punktu 1.
§7. Komu udostępniamy dane
1. Nie sprzedajemy danych, nie udostępniamy ich w celach marketingowych i nie przekazujemy ich innym placówkom.
2. Korzystamy z dostawców przetwarzających dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia: dostawcy hostingu aplikacji, dostawcy bazy danych, dostawcy przechowywania plików z materiałami oraz dostawcy usługi wysyłki wiadomości e-mail. Aplikacja i baza danych działają w centrach danych na terenie Unii Europejskiej (Frankfurt).
3. Część dostawców to spółki z siedzibą w Stanach Zjednoczonych. Tam, gdzie dane opuszczają Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych albo decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony. [Wykaz podmiotów przetwarzających wraz ze wskazaniem podstawy przekazania uzupełnimy po podpisaniu umów powierzenia — do potwierdzenia.]
4. Placówka Użytkownika otrzymuje wyłącznie dane zbiorcze dotyczące całej placówki, w zakresie opisanym w §5.
5. Dane mogą zostać udostępnione organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. W razie stwierdzenia naruszenia zasad korzystania z materiałów możemy przekazać podmiotowi, któremu przysługują prawa do materiałów, informacje niezbędne do wykazania naruszenia — w zakresie ograniczonym do tego, co naruszenia dotyczy.
6. Asystent oparty na modelu językowym nie jest obecnie uruchomiony. Po jego uruchomieniu treść zapytania będzie przekazywana dostawcy modelu jako podmiotowi przetwarzającemu; zaktualizujemy tę Politykę, zanim funkcja zostanie włączona.
§8. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo do:
1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO). Użytkownik Platformy nie musi o to prosić: komplet swoich danych pobiera samodzielnie w zakładce „Moje dane” po zalogowaniu;
2. sprostowania danych (art. 16 RODO);
3. usunięcia danych (art. 17 RODO);
4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
5. przenoszenia danych (art. 20 RODO). Plik pobierany w zakładce „Moje dane” jest w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO), w tym wobec prowadzenia rejestru dostępu. Sprzeciw rozpatrujemy indywidualnie; jego uwzględnienie może oznaczać, że nie będziemy mogli dalej udostępniać Państwu materiałów objętych licencją, ponieważ rejestr jest warunkiem, na jakim je udostępniamy.
Żądanie wystarczy wysłać na adres szkolydialogu@gmail.com — najlepiej z adresu, na który założone jest konto, albo w inny sposób pozwalający potwierdzić tożsamość. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Usunięcie konta usuwa dane konta, przypisania do grup wiekowych, przynależność do placówki oraz zapisy o akceptacji regulaminu, a z zapisów rejestru dostępu usuwa adres IP i informację o przeglądarce. Pozostałe zapisy rejestru z ostatnich 90 dni przestają wskazywać na osobę i wygasają w swoim terminie — zachowujemy je, ponieważ służą ustaleniu, dochodzeniu i obronie roszczeń związanych z ochroną materiałów (art. 17 ust. 3 lit. e RODO).
Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Podanie danych przez Użytkownika Platformy jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z materiałów — bez konta nie ma do nich dostępu. Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne; bez adresu e-mail nie będziemy mogli odpowiedzieć.
§9. Cookies i dane zapisywane w przeglądarce
1. Nie korzystamy z analityki, nie osadzamy narzędzi reklamowych ani społecznościowych i nie umieszczamy plików cookie podmiotów trzecich. Dlatego nie wyświetlamy okna zgody na cookies — nie ma tu zgody do zebrania, a okno, które nie ma o co pytać, wprowadzałoby w błąd.
2. Zapisujemy w przeglądarce wyłącznie to, co jest niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika, co odpowiada wyjątkowi z art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej. Są to: plik sesji logowania (utrzymuje zalogowanie, maksymalnie 30 dni), zapis wybranej wersji językowej (ustawiany dopiero po skorzystaniu z przełącznika języka) oraz zapis preferencji zwiniętego lub rozwiniętego menu bocznego w Platformie (rok).
3. Strona programu dostępna bez logowania nie zapisuje w przeglądarce niczego do czasu skorzystania z przełącznika języka.
4. Nie śledzimy Użytkowników pomiędzy serwisami i nie udostępniamy nikomu danych o odwiedzinach.
§10. Bezpieczeństwo
1. Materiały nie są dostępne pod stałym, publicznym adresem. Każde żądanie pliku jest sprawdzane osobno — sprawdzamy uprawnienia przy każdym otwarciu, a nie raz przy wejściu na stronę.
2. Logowanie odbywa się jednorazowym linkiem wysyłanym na adres e-mail albo hasłem nadanym przez zespół Programu. Samodzielna rejestracja jest niemożliwa, co oznacza, że w Platformie nie ma kont, których nie założyłby ktoś z placówki lub z zespołu Programu.
3. Podgląd Platformy „oczami” Użytkownika, z którego korzysta zespół Programu przy obsłudze zgłoszeń, jest wyłącznie do odczytu i jest odnotowywany w rejestrze wraz ze wskazaniem osoby, która go uruchomiła. Osoba oglądana widzi to samo, co zwykle; zapis nie przypisuje jej cudzych działań.
4. Połączenie ze stroną i z Platformą jest szyfrowane.
5. W razie naruszenia ochrony danych osobowych zawiadamiamy Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, a osoby, których dane dotyczą — jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia ich praw lub wolności.
§11. Zmiany Polityki
1. Politykę możemy zmieniać, w szczególności gdy zmieni się zakres usług, zestaw dostawców albo przepisy prawa.
2. Każda wersja ma oznaczenie widoczne na tej stronie. Zmiana Polityki nie wymaga akceptacji, ponieważ Polityka jest informacją, a nie częścią umowy — zasady korzystania z Platformy zmienia się w trybie opisanym w regulaminie.
3. O zmianie istotnej dla Użytkowników informujemy pocztą elektroniczną.